Verbinde deine Standorte mit Wellhub, lege fest, welche Aktivitäten Wellhub-Mitglieder buchen können, und entscheide, wie sie bei ihrer Ankunft Zugang erhalten.
Was macht die Wellhub-Integration?
Wellhub-Mitglieder buchen deine Aktivitäten über die Wellhub-App, und diese Buchungen landen in Gymly neben deinen eigenen. Du legst fest, welche Aktivitäten verfügbar sind, wie viele Plätze du Wellhub je Aktivität reservierst, und ob ein Wellhub-Besucher automatisch, am Drehkreuz oder von deinem Team am Empfang eingecheckt wird.
Es ist dieselbe Art von Integration wie ClassPass, Urban Sports Club und Workit: ein Aggregator, der Plätze füllt, die sonst leer bleiben. Wellhub hieß früher Gympass.
Wo findest du das?
Du installierst Wellhub über die Seite Add-ons in deinem Gymly-Dashboard. Sobald es installiert ist, verwaltest du es an anderer Stelle: Einstellungen > Add-ons > Wellhub.
Nur Administratoren können diese Einstellungen sehen und ändern.
Schritt 1: Installiere das Wellhub-Add-on
Klicke im Hauptmenü auf Add-ons.
Suche die Wellhub-Karte und klicke auf Installieren.
Wellhub erscheint jetzt in der Seitenleiste unter Einstellungen > Add-ons. Siehst du es nicht, lade deinen Browser neu.
Schritt 2: Verbinde deine Standorte
Wellhub schaltet jeden Standort von seiner Seite frei, dieser Schritt ist also ein kurzer Austausch zwischen dir und deinem Ansprechpartner bei Wellhub. Du machst das einmal pro Standort.
Geh zu Einstellungen > Add-ons > Wellhub. Die erste Karte ist Mit Wellhub verbundene Standorte und listet jeden Standort deines Unternehmens mit seinem Status.
Klicke neben einem Standort mit dem Status Nicht verbunden auf Einrichten.
Es öffnet sich ein Fenster mit dem Titel [Name deines Standorts] verbinden. Darin steht ein Standortcode.
Klicke auf Code kopieren. Der Status wechselt zu Wartet auf Wellhub.
Schick diesen Code an deinen Ansprechpartner bei Wellhub, damit er diesen Standort freischalten kann.
Sobald Wellhub bestätigt, wechselt der Status zu Verbunden. Lade die Seite neu, um das zu sehen, denn der Status aktualisiert sich nicht von selbst, solange die Seite offen ist.
Der Zähler oben rechts auf der Karte zeigt deinen Fortschritt, zum Beispiel 2 von 3 verbunden.
Solange ein Standort wartet, kannst du mit Abbrechen die Anfrage zurückziehen. Ist ein Standort einmal verbunden, ist das endgültig: In Gymly lässt sich die Verbindung nicht trennen. Schreib uns, wenn ein Standort von Wellhub genommen werden soll.
Schritt 3: Wähle, wie Wellhub-Mitglieder Zugang erhalten
Sobald ein Standort verbunden ist, klicke auf die Zeile, um sie aufzuklappen. Du wirst gefragt: Wähle, wie Wellhub-Mitglieder Zugang bei [Name deines Standorts] erhalten. Die Option, die zu deiner Einrichtung passt, ist bereits für dich ausgewählt und mit Empfohlen markiert.
Option | Was passiert |
Automatisch | Mitglieder werden eingecheckt, sobald sie bei Wellhub buchen. Kein Scan am Drehkreuz und kein Schritt durch dein Team nötig. |
Am Drehkreuz | Mitglieder scannen an deinem Drehkreuz, um einzuchecken, genau wie deine anderen Mitglieder. |
Empfang | Mitglieder werden eingecheckt, sobald dein Team sie am Empfang bestätigt. |
Klicke auf Zugangsmodus bestätigen, um zu speichern. Später änderst du das mit Zugangsmodus ändern.
Wähle Empfang, wenn dein Team jeden Wellhub-Besuch persönlich bestätigen soll. Wähle Am Drehkreuz, wenn deine Mitglieder ohnehin scannen und Wellhub-Besucher das genauso tun sollen. Wähle Automatisch, wenn du lieber keinen zusätzlichen Schritt an der Tür hast.
Am Drehkreuz funktioniert nur, wenn dein Check-in und dein Drehkreuz bereits in Gymly eingerichtet sind. Ist das noch nicht der Fall, schreib uns zuerst, damit wir das mit dir einrichten, und wähle diese Option danach.
Schritt 4: Mach deine Aktivitäten auf Wellhub verfügbar
Bei Wellhub kommt nichts an, solange du nicht festlegst, welche Aktivitäten sie buchen dürfen und wie viele Plätze du reservierst. Die Plätze legst du einmal pro Aktivität fest, danach verknüpfst du pro verbundenem Standort ein Wellhub-Produkt, da Produkte je Standort unterschiedlich sein können.
Suche auf derselben Seite die Karte Alle Aktivitäten und klicke auf Aktivität einrichten.
Wähle die Aktivität im Feld Aktivität. Du kannst nach dem Namen suchen.
Lege unter Wellhub-Plätze fest, wie viele Plätze Wellhub bekommt:
Eine feste Anzahl Plätze reserviert bei jedem Ereignis gleich viele Plätze. Stell die Anzahl mit den Plus- und Minus-Buttons ein.
Der Kurskapazität folgen gibt Wellhub jeden freien Platz, bis zum eigenen Limit des Ereignisses. Diese Option ist mit Dynamisch markiert.
Klicke auf Speichern und Produkte verknüpfen.
Klicke bei jedem verbundenen Standort auf Produkt verknüpfen und wähle das passende Wellhub-Produkt. Hat der Standort nur ein Produkt, verknüpft Gymly es für dich.
Bietest du diese Aktivität an einem Standort nicht an, klicke stattdessen auf Überspringen.
Das Verknüpfen ist einmalig. Sobald eine Aktivität an einem Standort mit einem Produkt verknüpft ist, steht dort Verknüpft · Plätze festgelegt, und du kannst das auf dieser Seite nicht mehr ändern oder aufheben. Schreib uns, wenn du das falsche Produkt verknüpft hast.
Prüfen, ob es geklappt hat
Die Tabelle Alle Aktivitäten zeigt dir den Stand jeder Aktivität auf einen Blick:
Standorte zeigt, wie viele deiner verbundenen Standorte du erledigt hast, zum Beispiel 4/6. Die Farbe wird orange, solange noch etwas offen ist.
Plätze zeigt entweder Kurskapazität oder die feste Anzahl, zum Beispiel 5 Plätze.
Sync sagt dir, ob die Aktivität Wellhub tatsächlich erreicht:
Synchronisiert: Mindestens ein Standort ist verknüpft und nichts steht mehr offen.
Teilweise: Mindestens ein verbundener Standort braucht noch ein Produkt.
Nicht synchronisiert: Es ist nichts verknüpft, diese Aktivität erscheint also nicht auf Wellhub.
Du kannst das auch direkt in deinem Kalender prüfen. Öffne oben rechts das Auswahlmenü, in dem Tag oder Woche steht, und wähle unter Aggregator-Ereignisse anzeigen die Option Wellhub. Deine Ereignisse bekommen dann eine Farbe nach ihrem Stand bei Wellhub:
Farbe | Bedeutung |
Grün | Das Ereignis ist auf Wellhub live und buchbar. |
Rot | Das Ereignis ist abgesagt. |
Grau | Das Ereignis wurde nicht an Wellhub gesendet. |
Klicke auf ein graues Ereignis, um den Grund zu sehen. Bei einem Ereignis, das zu weit in der Zukunft liegt, liest du Aggregator-Ereignisse wurden 14 Tage im Voraus geplant.
Merk dir vor allem dieses Fenster von 14 Tagen: Deine Ereignisse erreichen Wellhub 14 Tage im Voraus. Ein Ereignis, das weiter in der Zukunft liegt, erscheint erst auf Wellhub, sobald es in dieses Fenster rückt, und das passiert beim nächtlichen Abgleich. Änderungen an einem Ereignis, das bereits im Fenster liegt, erreichen Wellhub kurz nachdem du gespeichert hast.
Wellhub im Alltag
Plätze für ein einzelnes Ereignis reservieren. Öffne das Ereignis in deiner Planung. Aktiviere im Tab Aktivitätsdetails die Option Drittanbieterbuchungen zulassen und trag die Anzahl der Plätze neben Wellhub ein. Das überschreibt, was du für die Aktivität insgesamt festgelegt hast. Steht dort Nicht eingerichtet, fahr mit der Maus über das Info-Symbol: Dort steht, ob der Standort nicht verbunden oder die Aktivität nicht verknüpft ist, mit einem Link Einrichten direkt zu den Wellhub-Einstellungen.
Leg die Uhrzeit fest, bevor du ein Ereignis für Wellhub öffnest. Sobald Drittanbieterbuchungen aktiv sind, sind Uhrzeit und Dauer gesperrt, weil die Änderung Wellhub nicht mehr erreichen würde.
Wellhub-Buchungen erkennen. In der Teilnehmerliste eines Ereignisses zeigt ein Wellhub-Besucher das Wellhub-Logo statt eines Profilbilds. In der Check-in-Liste auf deinem Dashboard steht bei ihm über Wellhub.
Besuche am Empfang bestätigen. Nutzt dein Standort Empfang oder Am Drehkreuz, erscheint oben auf deinem Dashboard die Karte Externe Check-ins. Im Modus Empfang warten ankommende Wellhub-Mitglieder unter Wartet auf deine Entscheidung mit einem Countdown, und du klickst auf Bestätigen oder Ablehnen. Alles Erledigte wandert unter Früher heute mit einem Label: Bestätigt, Automatisch bestätigt, Nicht erschienen, Abgelaufen oder Wird verarbeitet.
Du hast etwa 17 Minuten pro Besuch, und der Countdown auf der Karte zeigt dir genau, wie viel Zeit dir bleibt. Handelt niemand, bevor die Zeit abläuft, bestätigt Gymly den Besuch für dich, damit der Besucher nie festhängt, und das Label lautet Automatisch bestätigt.
Tipps
Verbinde den Standort, bevor du Aktivitäten einrichtest. Die Produktliste lädt nur für einen verbundenen Standort, das Verknüpfen läuft also runder, sobald der Status auf Verbunden steht.
Nutze Überspringen bewusst. Eine Aktivität, die du nie verknüpfst, und eine, die du überspringst, bleiben beide von Wellhub fern. Mit Überspringen hältst du die Entscheidung aber fest, und die Spalte Standorte führt sie nicht länger als offen.
Prüf die Spalte Sync, wenn du fertig bist. Eine Aktivität mit Teilweise oder Nicht synchronisiert erreicht Wellhub nicht, und Gymly weist dich nirgendwo sonst darauf hin.
Gib deinen Aktivitäten ihren endgültigen Namen, bevor du sie öffnest. Wellhub behält den Namen, den es beim ersten Mal erhalten hat, eine spätere Umbenennung in Gymly erreicht sie also nicht.
Fang mit ein paar Aktivitäten an. Öffne zuerst deine ruhigeren Zeiten, schau, wie die Buchungen hereinkommen, und erweitere dann.
Häufige Fragen
F: Werden Wellhub-Besucher zu Mitgliedern in Gymly?
A: Nein. Ein Wellhub-Besucher wird beim gebuchten Ereignis oder beim Check-in erfasst, mehr nicht. Es entsteht kein Konto, keine Mitgliedschaft und keine Rechnung für ihn.
F: Sehe ich Name und E-Mail-Adresse eines Wellhub-Besuchers?
A: Nur wenn Wellhub sie mitschickt. Wellhub teilt Name und E-Mail für manche Partner und für andere nicht, du kannst also Besuche ohne beides sehen.
F: Wie weit im Voraus erscheinen meine Aktivitäten auf Wellhub?
A: 14 Tage. Alles, was weiter in der Zukunft liegt, erscheint, sobald es in dieses Fenster rückt. Aktiviere den Wellhub-Filter in deinem Kalender, um zu sehen, welche Ereignisse angekommen sind.
F: Ich habe eine Aktivität umbenannt und Wellhub zeigt weiter den alten Namen. Warum?
A: Wellhub behält den Namen von dem Moment, in dem die Aktivität sie zum ersten Mal erreicht hat. Eine Umbenennung in Gymly ändert das auf ihrer Seite nicht. Schreib uns, wenn ein Name bei Wellhub korrigiert werden muss.
F: Kann ich einen Standort von Wellhub trennen?
A: Nicht aus deinem Dashboard. Mit Abbrechen ziehst du nur eine Anfrage zurück, die noch auf Wartet auf Wellhub steht. Schreib uns, um einen verbundenen Standort von Wellhub zu nehmen.
F: Kann ich ändern, mit welchem Produkt eine Aktivität verknüpft ist?
A: Derzeit nicht über die Wellhub-Einstellungsseite. Schreib uns, wenn das falsche Produkt verknüpft ist.
F: Mein Standort steht schon eine Weile auf "Wartet auf Wellhub". Was jetzt?
A: Lade zuerst die Seite neu, denn der Status aktualisiert sich nicht von selbst. Wartet er dann immer noch, ist der Code vielleicht noch nicht bei Wellhub angekommen oder es wurde der falsche Code eingetragen. Schreib uns, dann sehen wir nach, was bei uns eingegangen ist.
F: Verhindert die Anzahl der Wellhub-Plätze, dass zusätzliche Wellhub-Mitglieder buchen?
A: Innerhalb von Gymly nicht. Die Zahl sagt Wellhub, wie viele Plätze verkauft werden dürfen, und daran hält sich Wellhub auf seiner Seite. Gymly prüft bei einer eingehenden Buchung nur die Gesamtkapazität des Ereignisses und nimmt daher jede Wellhub-Buchung an, die ins Ereignis passt.
F: Was passiert, wenn ich jemanden als nicht erschienen markiere?
A: Gymly verbucht den Besuch nicht als wahrgenommen, er wird also nicht als Besuch abgerechnet. Ob du trotzdem etwas dafür bekommst, hängt von deiner Vereinbarung mit Wellhub ab: Manche Partner haben eine Gebühr für kurzfristige Absagen oder Nichterscheinen, die Wellhub auf seiner Seite abwickelt. Sieh im Zweifel in deine Vereinbarung mit Wellhub. Markiere "Nicht erschienen", wenn der Wellhub-Besucher nicht auftaucht.
F: Ein Wellhub-Mitglied hat an meinem Drehkreuz gescannt und wurde nicht erkannt. Warum?
A: Gymly erkennt ein Wellhub-Mitglied an deinem Standort erst, nachdem Wellhub es mindestens einmal angemeldet hat, über eine Buchung oder einen Check-in in ihrer App.
F: Was passiert, wenn ich das Add-on deinstalliere?
A: Gymly sendet keine neuen Ereignisse mehr an Wellhub. Ereignisse, die schon auf Wellhub stehen, nehmen weiter Buchungen an, und diese Buchungen kommen weiterhin in Gymly an. Sag uns also Bescheid, bevor du deinstallierst.
Einschränkungen
Du kannst aus deinem Dashboard weder einen verbundenen Standort trennen noch ein verknüpftes Produkt ändern oder entfernen. Beides läuft über uns.
Die Buchungs- und Stornoregeln sind die von Wellhub. Gymly wendet deine eigene Buchungs- oder Stornofrist nicht auf Wellhub-Buchungen an.
Gymly warnt dich nicht, wenn etwas Wellhub nicht erreicht. Die Spalte Sync ist deine Kontrolle.
Die Karte Externe Check-ins ist eine Arbeitsliste für heute, kein Bericht. Einträge verschwinden nach 24 Stunden.
Du kannst einen Wellhub-Besucher nicht als Mitglied öffnen und seine Buchung nicht aus Gymly stornieren oder wiederholen. Das gehört in die Wellhub-App.
Jeder Gymly-Standort gehört zu genau einem Standort auf Wellhub, und jeder Wellhub-Standort zu genau einem in Gymly.
Uhrzeit und Dauer eines Ereignisses lassen sich nicht mehr ändern, sobald Drittanbieterbuchungen aktiv sind.