Connecte tes établissements à Wellhub, choisis les activités que les membres Wellhub peuvent réserver et décide comment ils accèdent à ta salle à leur arrivée.
À quoi sert l'intégration Wellhub ?
Les membres Wellhub réservent tes activités depuis l'application Wellhub, et ces réservations arrivent dans Gymly aux côtés des tiennes. Tu choisis quelles activités sont disponibles, combien de places tu réserves à Wellhub pour chacune, et si un visiteur Wellhub est enregistré automatiquement, à ton tourniquet, ou par ton équipe à l'accueil.
C'est le même type d'intégration que ClassPass, Urban Sports Club et Workit : un agrégateur qui remplit des places qui seraient restées vides. Wellhub s'appelait auparavant Gympass.
Où trouver cette fonctionnalité ?
Tu installes Wellhub depuis la page Modules complémentaires de ton tableau de bord Gymly. Une fois installé, tu le gères depuis un autre écran : Paramètres > Modules complémentaires > Wellhub.
Seuls les administrateurs peuvent voir et modifier ces paramètres.
Étape 1 : Installe le module Wellhub
Dans le menu principal, clique sur Modules complémentaires.
Trouve la carte Wellhub et clique sur Installer.
Wellhub apparaît alors dans la barre latérale sous Paramètres > Modules complémentaires. Si tu ne le vois pas, actualise ton navigateur.
Étape 2 : Connecte tes établissements
Wellhub active chaque établissement de son côté : cette étape est donc un court échange entre toi et ton contact chez Wellhub. Tu le fais une fois par établissement.
Va dans Paramètres > Modules complémentaires > Wellhub. La première carte est Établissements connectés à Wellhub et liste chaque établissement de ton entreprise avec son statut.
À côté d'un établissement marqué Non connecté, clique sur Configurer.
Une fenêtre s'ouvre, intitulée Connecter [nom de ton établissement]. Elle affiche un Code de l'établissement.
Clique sur Copier le code. Le statut passe à En attente de Wellhub.
Envoie ce code à ton contact chez Wellhub pour qu'il active cet établissement.
Dès que Wellhub le confirme, le statut passe à Connecté. Actualise la page pour le voir, car le statut ne se met pas à jour tout seul tant que la page reste ouverte.
Le compteur en haut à droite de la carte suit ta progression, par exemple 2 sur 3 connectés.
Tant qu'un établissement est en attente, tu peux cliquer sur Annuler pour retirer la demande. Une fois qu'un établissement est connecté, c'est définitif : Gymly ne permet pas de le déconnecter. Écris-nous si un établissement doit être retiré de Wellhub.
Étape 3 : Choisis comment les membres Wellhub accèdent à ta salle
Dès qu'un établissement est connecté, clique sur sa ligne pour la déplier. Gymly te demande Choisissez comment les membres Wellhub accèdent à [nom de ton établissement]. L'option qui correspond à ta configuration est déjà sélectionnée et marquée Recommandé.
Option | Ce qui se passe |
Automatique | Les membres sont enregistrés dès qu'ils réservent avec Wellhub. Aucun scan au tourniquet ni intervention de votre équipe. |
Au tourniquet | Les membres scannent à votre tourniquet pour s'enregistrer, comme vos autres membres. |
Accueil | Les membres sont enregistrés lorsque votre équipe les confirme à l'accueil. |
Clique sur Confirmer le mode d'accès pour enregistrer ton choix. Tu pourras le changer plus tard avec Modifier le mode d'accès.
Choisis Accueil si tu veux que ton équipe confirme chaque visite Wellhub en personne. Choisis Au tourniquet si tes membres scannent déjà et que tu veux que les visiteurs Wellhub fassent de même. Choisis Automatique si tu préfères ne pas ajouter d'étape à l'entrée.
Au tourniquet ne fonctionne que si ton check-in et ton tourniquet sont déjà configurés dans Gymly. Si ce n'est pas encore le cas, écris-nous d'abord pour que nous mettions cela en place avec toi, puis reviens choisir cette option.
Étape 4 : Rends tes activités disponibles sur Wellhub
Rien n'arrive chez Wellhub tant que tu n'as pas indiqué quelles activités ils peuvent réserver et combien de places tu leur réserves. Tu définis les places une fois par activité, puis tu associes un produit Wellhub pour chaque établissement connecté, car les produits peuvent varier d'un établissement à l'autre.
Sur la même page, repère la carte Toutes les activités et clique sur Configurer une activité.
Choisis l'activité dans le champ Activité. Tu peux la rechercher par son nom.
Sous Places Wellhub, choisis combien de places Wellhub obtient :
Un nombre fixe de places réserve le même nombre de places à chaque événement. Règle le nombre avec les boutons plus et moins.
Suivre la capacité de la séance donne à Wellhub chaque place libre, dans la limite propre à l'événement. Cette option est marquée Dynamique.
Clique sur Enregistrer et associer les produits.
Pour chaque établissement connecté, clique sur Associer un produit et choisis le produit Wellhub correspondant. Si l'établissement n'a qu'un seul produit, Gymly l'associe pour toi.
Si tu ne proposes pas cette activité dans un établissement, clique plutôt sur Ignorer.
L'association est définitive. Une fois qu'une activité est associée à un produit dans un établissement, la ligne affiche Associé · places définies et tu ne peux plus la modifier ni la retirer depuis cette page. Écris-nous si tu as associé le mauvais produit.
Vérifier que tout fonctionne
Le tableau Toutes les activités te montre l'état de chaque activité d'un coup d'œil :
Établissements indique combien de tes établissements connectés tu as traités, par exemple 4/6. La couleur passe à l'orange tant qu'il reste quelque chose à faire.
Places affiche soit Capacité par séance, soit le nombre fixe, par exemple 5 places.
Synchro t'indique si l'activité arrive vraiment chez Wellhub :
Synchronisé : au moins un établissement est associé et il ne reste rien en attente.
Partiel : au moins un établissement connecté a encore besoin d'un produit.
Non synchronisé : rien n'est associé, donc cette activité n'apparaît pas sur Wellhub.
Tu peux aussi le vérifier directement depuis ton agenda. Ouvre en haut à droite le menu déroulant qui affiche Jour ou Semaine, puis sous Voir les événements agrégateurs choisis Wellhub. Tes événements prennent alors une couleur selon leur état chez Wellhub :
Couleur | Signification |
Vert | L'événement est en ligne sur Wellhub et peut être réservé. |
Rouge | L'événement est annulé. |
Gris | L'événement n'a pas été envoyé à Wellhub. |
Clique sur un événement gris pour en connaître la raison. Pour un événement planifié trop loin, tu liras Les événements agrégateurs sont planifiés 14 jours à l'avance.
Retiens surtout cette fenêtre de 14 jours : tes événements arrivent chez Wellhub 14 jours à l'avance. Un événement planifié au-delà n'apparaît sur Wellhub qu'une fois entré dans cette fenêtre, ce qui se produit lors de la mise à jour nocturne. Les modifications d'un événement déjà dans la fenêtre arrivent chez Wellhub peu après ton enregistrement.
Wellhub au quotidien
Réserver des places pour un seul événement. Ouvre l'événement dans ton planning. Dans l'onglet Détails de l'activité, active Autoriser les réservations tiers et indique le nombre de places à côté de Wellhub. Cela remplace ce que tu as défini pour l'activité dans son ensemble. Si la ligne affiche Non configuré, survole l'icône d'information : elle t'indique si l'établissement n'est pas connecté ou si l'activité n'est pas associée, et propose un lien Configurer vers les paramètres Wellhub.
Fixe l'horaire avant d'ouvrir un événement à Wellhub. Une fois les réservations tiers activées, l'horaire et la durée sont verrouillés, car la modification n'arriverait pas jusqu'à Wellhub.
Repérer les réservations Wellhub. Dans la liste des participants d'un événement, un visiteur Wellhub affiche le logo Wellhub à la place d'une photo de profil. Dans la liste des check-ins de ton tableau de bord, il apparaît avec la mention via Wellhub.
Confirmer les visites à l'accueil. Si ton établissement utilise Accueil ou Au tourniquet, une carte Check-ins externes apparaît en haut de ton tableau de bord. En mode Accueil, les membres Wellhub qui arrivent attendent sous En attente de ta décision avec un compte à rebours, et tu cliques sur Confirmer ou Refuser. Tout ce qui est traité passe dans Plus tôt aujourd'hui avec une étiquette : Confirmé, Confirmé automatiquement, Absent, Expiré ou En cours de traitement.
Tu disposes d'environ 17 minutes par visite, et le compte à rebours sur la carte t'indique précisément le temps qu'il te reste. Si personne n'intervient avant la fin,
Gymly confirme la visite à ta place pour que le visiteur ne reste jamais bloqué, et l'étiquette affiche Confirmé automatiquement.
Bonnes pratiques
Connecte l'établissement avant de configurer les activités. La liste des produits ne se charge que pour un établissement connecté, donc l'association est plus fluide une fois le statut sur Connecté.
Utilise Ignorer volontairement. Une activité que tu n'associes jamais et une activité que tu ignores restent toutes deux en dehors de Wellhub, mais ignorer enregistre ta décision, et la colonne Établissements cesse de la signaler comme en attente.
Vérifie la colonne Synchro quand tu as terminé. Une activité sur Partiel ou Non synchronisé n'arrive pas chez Wellhub, et Gymly ne t'en avertit nulle part ailleurs.
Donne leur nom définitif à tes activités avant de les ouvrir. Wellhub conserve le nom reçu la première fois, donc un changement de nom ultérieur dans Gymly ne leur parvient pas.
Commence par quelques activités. Ouvre d'abord tes créneaux les plus calmes, observe comment les réservations arrivent, puis élargis.
Questions fréquentes
Q : Les visiteurs Wellhub deviennent-ils des membres dans Gymly ?
R : Non. Un visiteur Wellhub est enregistré sur l'événement qu'il a réservé ou le check-in qu'il a effectué, et rien de plus. Aucun compte, aucun abonnement et aucune facture ne sont créés pour lui.
Q : Est-ce que je vois le nom et l'adresse e-mail d'un visiteur Wellhub ?
R : Uniquement si Wellhub les transmet. Wellhub partage le nom et l'e-mail pour certains partenaires et pas pour d'autres, donc tu peux voir des visites sans ni l'un ni l'autre.
Q : Combien de temps à l'avance mes activités apparaissent-elles sur Wellhub ?
R : 14 jours. Tout ce qui est planifié au-delà apparaît dès que cela entre dans la fenêtre. Active le filtre Wellhub dans ton agenda pour voir quels événements sont bien passés.
Q : J'ai renommé une activité et Wellhub affiche encore l'ancien nom. Pourquoi ?
R : Wellhub conserve le nom du moment où l'activité leur est parvenue la première fois. Le renommer dans Gymly ne le change pas chez eux. Écris-nous si un nom doit être corrigé chez Wellhub.
Q : Puis-je déconnecter un établissement de Wellhub ?
R : Pas depuis ton tableau de bord. Annuler ne retire qu'une demande encore sur En attente de Wellhub. Écris-nous pour retirer de Wellhub un établissement connecté.
Q : Puis-je changer le produit auquel une activité est associée ?
R : Pas depuis la page des paramètres Wellhub pour le moment. Écris-nous si le mauvais produit est associé.
Q : Mon établissement affiche « En attente de Wellhub » depuis un moment. Que faire ?
R : Actualise d'abord la page, car le statut ne se rafraîchit pas tout seul. S'il attend toujours, le code n'est peut-être pas encore arrivé chez Wellhub, ou le mauvais code a été saisi. Écris-nous et nous vérifierons ce qui nous est parvenu.
Q : Le nombre de places Wellhub empêche-t-il des membres Wellhub supplémentaires de réserver ?
R : Pas à l'intérieur de Gymly. Ce nombre indique à Wellhub combien de places vendre, et Wellhub s'y tient de son côté. Gymly ne vérifie que la capacité totale de l'événement à l'arrivée d'une réservation, donc Gymly accepte toute réservation Wellhub qui tient dans l'événement.
Q : Que se passe-t-il quand je marque quelqu'un comme absent ?
R : Gymly n'enregistre pas la visite comme effectuée, elle n'est donc pas déclarée comme visite. Que tu sois rémunéré malgré tout dépend des conditions convenues avec Wellhub : certains partenaires ont des frais d'annulation tardive ou d'absence, que Wellhub règle de son côté. En cas de doute, vérifie ton accord avec Wellhub. Marque une absence quand le visiteur Wellhub ne se présente pas.
Q : Un membre Wellhub a scanné à mon tourniquet et n'a pas été reconnu. Pourquoi ?
R : Gymly ne reconnaît un membre Wellhub dans ton établissement qu'après que Wellhub l'a présenté au moins une fois, via une réservation ou un check-in dans leur application.
Q : Que se passe-t-il si je désinstalle le module ?
R : Gymly cesse d'envoyer de nouveaux événements à Wellhub. Les événements déjà présents sur Wellhub continuent d'accepter des réservations, et celles-ci arrivent toujours dans Gymly. Préviens-nous donc avant de désinstaller.
Limites
Tu ne peux pas déconnecter un établissement connecté, ni modifier ou retirer un produit associé, depuis ton tableau de bord. Les deux passent par nous.
Les règles de réservation et d'annulation sont celles de Wellhub. Gymly n'applique pas ton propre délai de réservation ou d'annulation aux réservations Wellhub.
Gymly ne t'avertit pas quand quelque chose n'arrive pas jusqu'à Wellhub. La colonne Synchro est ton point de contrôle.
La carte Check-ins externes est une liste de travail pour la journée, pas un rapport. Les entrées disparaissent au bout de 24 heures.
Tu ne peux pas ouvrir un visiteur Wellhub comme un membre, ni annuler ou répéter sa réservation depuis Gymly. Ces actions se font dans l'application Wellhub.
Chaque établissement Gymly correspond à exactement un établissement sur Wellhub, et chaque établissement Wellhub à exactement un dans Gymly.
Tu ne peux plus modifier l'horaire ni la durée d'un événement une fois les réservations tiers activées.