Contracts bij lidmaatschappen
Wat is een contract in Gymly?
Een contract bepaalt de minimale looptijd van een lidmaatschap.
Het legt vast:
Hoe lang het lidmaatschap minimaal loopt
Wat de start- en einddatum zijn
Welke prijs geldt gedurende die periode
Een contract zorgt dus voor duidelijkheid en structuur. Voor de gym én voor het lid.
Waar kun je deze functie vinden
Je stelt een contract in via het admin dashboard.
Ga naar:
Instellingen > Lidmaatschappen
Maak een nieuw lidmaatschap aan of bewerk een bestaand lidmaatschap.
Ga naar de tweede pagina.
Hier zie je de optie Contractduur.
Goed om te weten:
Contracten zijn beschikbaar voor alle soorten lidmaatschappen (eenmalig, periodiek en met aangepaste facturatie).
Aangepaste facturatie (eigen betaalcyclus) staat los van het contract.
Je kunt contracten alleen instellen via het admin dashboard (niet via de app).
Contractduur instellen
Bij het aanmaken of bewerken van een lidmaatschap kun je een contractduur instellen in:
Dagen
Weken
Maanden
Jaren
De contractduur start altijd vanaf de startdatum van het lidmaatschap.
Voorbeeld:
Iemand wordt lid op 14 maart
Je hebt een contract van 1 maand
Dan loopt het contract van 14 maart tot 14 april.
Betaal je met een maandelijkse betaalcyclus?
Dan kan de betaling pro rato zijn voor de rest van de maand, maar de contractperiode blijft gebaseerd op de startdatum.
Handtekening of akkoord
Je kunt ervoor kiezen om een getekende handtekening te vragen in de app.
Standaard ondertekent een klant met een vinkje (akkoord).
Wil je extra zekerheid? Dan kun je een echte handtekening verplicht maken.
Wat gebeurt er bij aankoop of toewijzing?
Er is een verschil tussen zelf kopen en toewijzen door personeel.
1. Klant koopt zelf een lidmaatschap
Dan ondertekent de klant het contract direct tijdens de aankoop.
Er is geen extra ondertekening achteraf nodig.
2. Personeel koppelt een lidmaatschap aan een klant
Dan krijgt de klant een melding in de app om het contract te ondertekenen.
Belangrijk om te weten:
De betaling is leidend voor het gebruik van het lidmaatschap.
Het lidmaatschap wordt als actief gezien.
De onderteken-pop-up in de app is blokkerend. Hierdoor kan het lid zelf geen lessen boeken totdat het contract is ondertekend.
Als personeel kun je het lid wel handmatig op lessen zetten, ook als het contract nog op “In afwachting” staat.
Contract inzien als admin
Ga in het admin dashboard naar de klantkaart van een klant.
Daar zie je:
Het gekoppelde Lidmaatschap
Het contract
De begindatum
De einddatum
De status (bijvoorbeeld: In afwachting)
Zo zie je precies wanneer een contract afloopt en wanneer iemand kan opzeggen.
Verder kun je de contracten ook downloaden en inzien. Dit is handig als je ooit met de klant in een geschil komt. Voor een incassobureau bijvoorbeeld. En voor de klant nuttig ter bevestiging van de overeenkomst.
Je kunt ook oude contracten zien via het "Memberships" tabje.
Wat gebeurt er bij opzegging?
Wanneer je een lidmaatschap opzegt:
Wordt het bijbehorende contract automatisch beëindigd.
Probeer je een lidmaatschap op te zeggen vóór de einddatum van het contract?
Dan geeft Gymly een waarschuwing.
Krijgt een klant daarna opnieuw een lidmaatschap?
Dan hoort daar automatisch een nieuw contract bij dat opnieuw moet worden geaccepteerd.
Belangrijk: De contract einddatum betekent niet automatisch dat dan het lidmaatschap stopt
Bij een periodiek lidmaatschap loopt het abonnement gewoon door totdat het wordt opgezegd.
Hoe werkt dit bij periodieke lidmaatschappen?
Bij een periodiek lidmaatschap geldt:
Het lidmaatschap verlengt automatisch
Elke verlenging is 1 maand of 4 weken, afhankelijk van je betaalschema
Dus:
Heb je een jaarcontract op een maandelijks lidmaatschap?
Dan loopt het contract bijvoorbeeld van 1 januari tot 1 januari het jaar erna.
Na die datum:
Is het contract afgelopen
Maar het lidmaatschap blijft actief
En verlengt het automatisch per maand (of per 4 weken)
Totdat jij of het lid (via jou) het opzegt.
Hoe gebruiken andere gyms dit?
Gyms gebruiken contracten bijvoorbeeld om:
Jaarcontracten vast te leggen bij maandelijkse lidmaatschappen
De prijs vast te zetten voor een bepaalde periode
Duidelijk inzicht te hebben in einddata
Opzegmomenten beter te beheren
Het geeft structuur en voorkomt discussies over looptijd of prijs.
Wat zijn de huidige beperkingen?
Alleen in te stellen via het admin dashboard
Je kunt niet meerdere contracten koppelen aan één lidmaatschap
Een contract stopt automatisch wanneer het lidmaatschap wordt opgezegd
Goed om te weten:
Je kunt een contract niet los beëindigen zonder het lidmaatschap op te zeggen. Het contract is altijd gekoppeld aan het lidmaatschap.