Wellhub integreren met Gymly

Verbind je locaties met Wellhub, bepaal welke activiteiten Wellhub-leden kunnen boeken en kies hoe ze toegang krijgen als ze binnenkomen.

Wellhub-leden boeken jouw activiteiten via de Wellhub-app, en die boekingen komen in Gymly binnen naast je eigen boekingen. Jij bepaalt welke activiteiten beschikbaar zijn, hoeveel plekken je per activiteit voor Wellhub vrijhoudt, en of een Wellhub-bezoeker automatisch wordt ingecheckt, bij het toegangspoortje, of door je team bij de balie.

Dit is hetzelfde soort integratie als ClassPass, Urban Sports Club en Workit: een aggregator die plekken vult die anders leeg blijven. Wellhub heette vroeger Gympass.

Je installeert Wellhub via de pagina Add-ons in je Gymly-dashboard. Zodra het geïnstalleerd is, beheer je het op een ander scherm: Instellingen > Add-ons > Wellhub.

Alleen beheerders kunnen deze instellingen zien en wijzigen.

Wellhub zet elke locatie vanaf hun kant aan, dus deze stap is een korte uitwisseling tussen jou en je contactpersoon bij Wellhub. Je doet dit één keer per locatie.

De teller rechtsboven op de kaart houdt je voortgang bij, bijvoorbeeld 2 van 3 verbonden.

Zolang een locatie wacht, kun je op Annuleren klikken om het verzoek in te trekken. Zodra een locatie verbonden is, is dat definitief: in Gymly kun je de verbinding niet verbreken. Stuur ons een bericht als een locatie van Wellhub af moet.

Zodra een locatie verbonden is, klik je op de rij om deze uit te klappen. Je krijgt de vraag Kies hoe Wellhub-leden toegang krijgen bij [naam van je locatie]. De optie die bij jouw situatie past, is al voor je geselecteerd en gemarkeerd met Aanbevolen.

Klik op Toegangsmodus bevestigen om je keuze op te slaan. Je past dit later aan met Toegangsmodus wijzigen.

Kies Balie als je wilt dat je team elk Wellhub-bezoek persoonlijk bevestigt. Kies Bij het toegangspoortje als je leden al scannen en je wilt dat Wellhub-bezoekers dat ook doen. Kies Automatisch als je liever geen extra handeling bij de deur hebt.

Bij het toegangspoortje werkt alleen als je check-in en toegangspoortje al in Gymly zijn ingericht. Is dat nog niet zo, stuur ons dan eerst een bericht zodat we dat met je regelen, en kies deze optie daarna.

Er komt niets bij Wellhub terecht totdat je aangeeft welke activiteiten zij mogen boeken en hoeveel plekken je vrijhoudt. Je stelt de plekken één keer per activiteit in en koppelt daarna per verbonden locatie een Wellhub-product, omdat producten per locatie kunnen verschillen.

Koppelen is eenmalig. Zodra een activiteit op een locatie aan een product is gekoppeld, staat er Gekoppeld · plekken ingesteld en kun je dit op deze pagina niet meer wijzigen of ongedaan maken. Stuur ons een bericht als je het verkeerde product hebt gekoppeld.

De tabel Alle activiteiten laat je in één oogopslag zien hoe elke activiteit ervoor staat:

Je kunt dit ook direct in je agenda controleren. Open rechtsboven het uitklapmenu waar Dag of Week staat en kies onder Aggregator-evenementen bekijken de optie Wellhub. Je evenementen krijgen dan een kleur op basis van hun status bij Wellhub:

Klik op een grijs evenement om te zien waarom. Bij een evenement dat te ver vooruit staat gepland lees je Aggregator-evenementen worden 14 dagen vooruit gepland.

Onthoud vooral dat venster van 14 dagen: je evenementen bereiken Wellhub 14 dagen vooruit. Een evenement dat verder in de toekomst staat, verschijnt pas op Wellhub zodra het binnen dat venster komt, en dat gebeurt tijdens de nachtelijke update. Wijzigingen aan een evenement dat al binnen het venster valt, bereiken Wellhub kort nadat je opslaat.

Plekken vrijhouden voor één evenement. Open het evenement in je planning. Zet op het tabblad Details de optie Sta boekingen van derden toe aan en vul het aantal plekken naast Wellhub in. Dit overschrijft wat je voor de activiteit als geheel hebt ingesteld. Staat er Niet ingesteld, houd dan je muis boven het info-icoon: daar lees je of de locatie niet is verbonden of de activiteit niet is gekoppeld, met een link Instellen naar de Wellhub-instellingen.

Stel de tijd in voordat je een evenement openzet voor Wellhub. Zodra boekingen van derden aanstaan, liggen de tijd en de duur vast, omdat de wijziging Wellhub niet meer bereikt.

Wellhub-boekingen herkennen. In de deelnemerslijst van een evenement zie je bij een Wellhub-bezoeker het Wellhub-logo in plaats van een profielfoto. In de check-inlijst op je dashboard staat erbij via Wellhub.

Bezoeken bevestigen bij de balie. Gebruikt je locatie Balie of Bij het toegangspoortje, dan verschijnt bovenaan je dashboard de kaart Externe check-ins. In de modus Balie wachten binnenkomende Wellhub-leden onder Wacht op je beslissing met een aftelklok, en klik jij op Bevestigen of Afwijzen. Alles wat is afgehandeld verhuist naar Eerder vandaag met een label: Bevestigd, Automatisch bevestigd, No-show, Verlopen of Wordt verwerkt.

Je hebt ongeveer 17 minuten per bezoek, en de aftelklok op de kaart laat precies zien hoeveel tijd je nog hebt. Doet niemand iets voordat de tijd om is, dan bevestigt Gymly het bezoek voor je zodat de bezoeker nooit vastloopt, en komt er Automatisch bevestigd te staan.

V: Worden Wellhub-bezoekers leden in Gymly?

A: Nee. Een Wellhub-bezoeker wordt vastgelegd bij het evenement dat hij boekte of de check-in die hij deed, en verder niets. Er wordt geen account, geen lidmaatschap en geen factuur voor hem aangemaakt.

V: Zie ik de naam en het e-mailadres van een Wellhub-bezoeker?

A: Alleen als Wellhub die meestuurt. Wellhub deelt naam en e-mailadres voor sommige partners wel en voor andere niet, dus je kunt bezoeken zien zonder allebei.

V: Hoever vooruit verschijnen mijn activiteiten op Wellhub?

A: 14 dagen. Alles wat verder vooruit staat, verschijnt zodra het binnen dat venster komt. Zet het Wellhub-filter in je agenda aan om te zien welke evenementen zijn doorgekomen.

V: Ik heb een activiteit hernoemd en Wellhub toont nog de oude naam. Hoe kan dat?A: Wellhub houdt de naam aan van het moment waarop de activiteit hen voor het eerst bereikte. Hernoemen in Gymly verandert dat bij hen niet. Stuur ons een bericht als een naam bij Wellhub aangepast moet worden.

V: Kan ik een locatie loskoppelen van Wellhub?

A: Niet vanuit je dashboard. Met Annuleren trek je alleen een verzoek in dat nog op Wacht op Wellhub staat. Stuur ons een bericht om een verbonden locatie van Wellhub af te halen.

V: Kan ik wijzigen aan welk product een activiteit is gekoppeld?

A: Op dit moment niet vanaf de Wellhub-instellingenpagina. Stuur ons een bericht als het verkeerde product gekoppeld is.

V: Mijn locatie staat al een tijd op "Wacht op Wellhub". Wat nu?

A: Ververs eerst de pagina, want de status wordt niet vanzelf bijgewerkt. Staat het dan nog steeds te wachten, dan is de code Wellhub misschien nog niet bereikt of is de verkeerde code ingevoerd. Stuur ons een bericht, dan kijken wij wat er binnengekomen is.

V: Voorkomt het aantal Wellhub-plekken dat er extra Wellhub-leden boeken?

A: Niet binnen Gymly. Het aantal vertelt Wellhub hoeveel plekken zij mogen verkopen, en daar houden zij zich aan hun kant aan. Gymly kijkt bij een binnenkomende boeking alleen naar de totale capaciteit van het evenement, dus Gymly accepteert elke Wellhub-boeking die binnen het evenement past.

V: Wat gebeurt er als ik iemand als no-show markeer?

A: Gymly registreert het bezoek niet als aanwezig, dus het wordt niet als bezoek geclaimd. Of je er toch voor betaald krijgt, hangt af van je afspraken met Wellhub: sommige partners hebben een vergoeding voor te laat annuleren of niet komen opdagen, en Wellhub regelt dat aan hun kant. Twijfel je, kijk dan je afspraken met Wellhub na. Markeer een no-show als de Wellhub-bezoeker niet komt opdagen.

V: Een Wellhub-lid scande bij mijn toegangspoortje en werd niet herkend. Hoe kan dat?

A: Gymly herkent een Wellhub-lid op jouw locatie pas nadat Wellhub hem minstens één keer heeft aangemeld, via een boeking of een check-in in hun app.

V: Wat gebeurt er als ik de add-on verwijder?

A: Gymly stuurt geen nieuwe evenementen meer naar Wellhub. Evenementen die al op Wellhub staan blijven boekingen aannemen, en die boekingen komen nog steeds in Gymly binnen. Laat het ons daarom weten voordat je de add-on verwijdert.